Tentang UGM
IT Center
Perpustakaan
Penelitian
Webmail

Penerapan Manajemen Kaizen di Institusi Publik Non Profit

Oleh Admin
16
Dec
2013

Oleh Mariana Simanjuntak

Magister Manajemen Pendidikan Tinggi UGM

E-mail: lisbeth.anna@gmail.com,anna@del.ac.id

I. Abstrak

Studi penelusuran dan pengembangan ini akan menjelaskan bagaimana pentingnya metode dan Manajemen Kaizen, disadur dari gaya Jepang dalam mengelola dan mengembangkan sebuah institusi publik non-profit. Studi ini dimulai dengan mendefinisikan dan menggambarkan konsep Kaizen. Kemudian mencari pengembangan Kaizen serta implikasinya di Perguruan Tinggi (PT) dengan pembelajaran dari gaya manajemen Jepang.

Penerapan manajemen kaizen berguna untuk menghadapi persoalan relevansi dan daya saing,  peningkatan mutu pendidikan dan perluasan akses pendidikan.

Kata kunci: Kaizen, Manajemen, TQM, Perguruan Tinggi, Pengembangan.

II. Latar Belakang

Hasil penelitian beberapa lembaga internasional sebagaimana yang digambarkan di http://www.webometrics.info/en/asia/indonesia%20,  bahwa  perguruan tinggi  di Indonesia masih jauh tertingal dibanding PT  di negeri jiran.

Beragamnya metode manajemen pengelolaan PT di Indonesia, mungkin menjadi salah satu faktor penyebab beragamnya tingkat keahlian, keberhasilan manajemen PT dan daya saing lulusan PT. Lalu teori manajemen apa yang tepat dipakai  PT di Indonesia?

III. Pembahasan: Model Manajemen Kaizen

Prinsip Manajemen Kaizen, yakni: [1] Manajemen Perbaikan erus menerus  [2] pendekatan manajemen tim (teamwork), [3] Perubahan dimulai dari perubahan sikap, [4] Kepemimpinan adalah kepercayaan dan pelanggan adalah raja (Atkinson, 2013:11).

"Kaizen" salah satu filsafat manajemen Jepang, yakni: Proses perbaikan secara terus menerus. Kaizen tidak memerlukan banyak biaya namun peningkatan cukup signifikan dan dapat diterima masyarakat luas. Kaizen berasal dari dua kata, yaitu: ‘kai’ artinya change and ‘zen’ artinya continuous improvement (Hashim et al., 2012: 13). Kaizen Jepang menyiaratkan prasasti dalam tubuh manusia, yaitu tubuh kaizening, yang diharapkan mampu bekerja dengan terus menerus, baik mengurus diri sendiri maupun mengurus organisasi. Seni budaya Jepang adalah budaya terhadap kinerja (Styhre, 2010:796).

Seni dalam manajemen "Kaizen" Jepang sangat sederhana yakni: Bahwa setiap orang dalam institusi maupun organisasi memiliki kemauan dan kemampuan untuk berkontribusi dalam penyempurnaan dan perbaikan kinerja secara terus menerus, tidak ada kata "puas atau cukup". Pimpinan mengarahkan dan memotivasi seluruh pelaksana di masing-masing unit pengelolaan di institusi.

Gorska & Kosieradzka (2007:364) menggambarkan keunggulan Kaizen terletak pada cara/pola berpikir dan mengelola, sbb:

Diagram-1: Perbaikan Berkelanjutan (Kaizen)

Manajemen Kaizen mencetak kemauan untuk berubah dan maju, memprioritaskan kualitas, selalu memberikan upaya yang konsisten terhadap keinginan berubah makin baik, keterlibatan seluruh pegawai, dan komunikasi. Kedisiplinan dan kerjasama tim adalah yang utama dalam meningkatkan moral pekerja untuk menjalankan siklus mutu Kaizen. Semua karyawan harus memberikan saran dan peran positif demi perbaikan.

Pada dasarnya proses penyelenggaraan PT dipandang sebagai  suatu peningkatan terus-menerus (continuous industrial process improvement). Dapat dilihat pada pola PT, sbb:

[1] Menyusun Struktur organisasi, [2] Mengadakan program pelatihan (training pemimpin dan pelatih, pelatihan metode peningkatan produktivitas, pelatihan  teknis perbaikan, pelatihan ergonomi dan keselamatan kerja). [3] Memperkenalkan sistem kepada semua unsur organisasi dan memberikan usulan perbaikan. [4] Menguraikan usulan evaluasi dan motivasi (metode gratifikasi keuangan dan non-keuangan).  [5] Menguraikan prosedur yang mendukung proses perbaikan [6] Mendokumentasikan dan menyajikan pemecahan masalah beserta sejarah pemecahan masalah.

Manajemen perbaikan terus menurus dapat dilihat pada model berikut (Clayton, 1995:597).

Tabel-2.2.1: Model Perbaikan Terus Menerus di Perguruan Tinggi (Kaizen)


Pendidikan tinggi sebagai layanan publik non profit adalah pencetak lulusan yang dapat diandalkan dengan memiliki kualifikasi antara lain sbb: [1] berorientasi pada pelanggan, [2] memiliki pengetahuan praktis dan aplikasi alat-alat total quality management (TQM), [3] mampu membuat keputusan berdasarkan fakta, [4] memiliki pemahaman bahwa bekerja adalah suatu proses, [5] berorientasi pada kelompok (teamwork), [6] memiliki komitmen untuk peningkatan terus-menerus, [7] pembelajaran aktif (active learning), dan [8] memiliki perspektif sistem.

Teamworkatau kelompok kerja pada umumnya bermuara mensukseskan tujuan bersama sebuah institusi. Meningkatkan kinerja institusi adalah tugas dan tanggung jawab setiap individu di suatu perusahaan untuk mengimplementasikan kerjasama kedalam suatu wujud nyata pelaksanaan kerja harian. Namun untuk tercapainya hal ini perlu adanya komitmen bersama dan persamaan persepsi tentang arti dan makna teamwork baik dikalangan karyawan maupun level manajemen. Hal ini diperlukan agar terjalin kesamaan tujuan dalam pelaksanaanya sehingga tidak terjadi kesimpangsiuran dan kesalahpahaman dikemudian hari.

Menurut Bernstein et al. (2008:209) untuk mewujudkan dan meningkapkan kinerja mesti dimulai dari sikap individu karyawan. Sikap itu antara lain: [1] mampu mendengarkan secara efektif, [2] berdiskusi, [3] saling membantu, [4] saling mempengaruhi dan [5] saling menghormati.

Sikap itu pengejawantahan budaya mutu kaizen dalam PT melalui:

1)  Hasil dan kinerja perguruan tinggi harus selalu mengacu pada kualitas yang berkelanjutan.

2)  Kualitas yang berkelanjutan, yang dilandasi kreatifitas, efektifitas dan produktifitas .

3)  Otonomi perguruan tinggi harus senafas dengan akuntabilitas mengenai penyelenggaran, kinerja dan hasil pergutuan tinggi.

4)  Tindakan manajerial utama yang melandasi pengambilan keputusan dan perencanaan di perguruan tinggi adalah proses evaluasi.

Agar pelaksanaan penjaminan mutu perguruan tinggi mencapai tujuan, juga perlu memperhatikan, sbb: [1] Komitmen yang tinggi  [2] Perubahan paradigma, [3] Sikap mental baru, [4] Model pengorganisasian penjaminan mutu mampu menumbuhkan kesepahaman tentang mutu pada setiap individu dan kristalisasi manajemen kaizen di setiap aktivitas.

Download artikel